Work Form Home อาจไม่จำเป็นอีกต่อไปแล้ว แต่หลายคนดันติดใจการทำงานที่บ้านไปแล้วนี่สิ บางคนลงทุนจัดห้องทำงานที่บ้านซะเต็มที่ บางคนก็เสพติดการเป็น Introvert นิ่งๆคูลๆ ไม่ต้องรับมือกับดราม่าจับฉ่ายที่ออฟฟิศ บางคนไปนู้นเลยจ้า Work Anywhere ไปแล้ว ทำงานไปเที่ยวไปอยู่ป่าอยู่ดอยสไตล์ Digital Nomad ตั้งแคมป์วางแล็ปท็อปสวยๆ ให้ผู้บ่าวช่างภาพชักรูปตอนนั่งทำงานเก๋ๆ
แน่นอนว่าการทำงานสไตล์คนไร้ออฟฟิศแบบนี้ก็ต้องมีโปรแกรมออนไลน์ที่เรียกกันว่า Project Management Application หรือ Collaboration Tool เสมือนเป็นออฟฟิศบนโลกไซเบอร์ให้การประสานงานเป็นไปได้ เราจะมาดูกันว่ามีแอปไหนน่าใช้กันบ้าง และดีไซน์แอปไหนชิคสุด จะได้เข้ากับบรรยากาศ Anywhere Office ของเราชาว Digital Nomad
Trello
เริ่มจากตัวแม่ของวงการกันก่อน Trello ซอฟต์แวร์ประสานงานออนไลน์ที่เปิดตัวมาตั้งแต่ปี 2011 มีลูกค้าเป็นองค์กรระดับชั้นนำมากมาย ตั้งแต่ National Geographic จนถึง Fender แต่กระนั้นก็มีฟังก์ชั่นปรับแต่งดีไซน์ตามใจผู้ใช้ไว้รองรับรสนิยมของผู้ใช้ระดับบุคคล เพียงแต่ว่าผลลัพธ์ที่ออกมาจะหน้าตาคล้ายๆ โซเชียลเน็ตเวิร์กโบราณอย่าง My Space ไปหน่อย แต่ก็ถือว่านอสตาเจียยุค 2010 ได้อยู่ละมั้ง
Trello มีระบบการใช้งานแบบ Kanban Board เสมือนมีกระดานออนไลน์ที่ทุกคนสามารถนำ Post-it มาแปะได้ โดยใน Post-it แต่ละอันสามารถใส่ฟังก์ชั่นต่างๆ อย่าง เช็กลิสต์ การแจ้งเตือน หรือแนบไฟล์ขนาดไม่เกิน 10 MB ได้ โดยจะมีโซนบนกระดาน 3 โซน ตามขั้นตอนของการทำงาน คือ To do, Doing และ Done
Asana
ได้ยินชื่อแล้วอยากฟังเทศน์มหาชาติ ทว่า Asana ไม่ใช่ที่พลายแก้วนั่งเหล่นางพิม แต่เป็นโปรแกรมทำงานที่สามารถปรับการแสดงผลได้หลากหลาย ทั้ง Board, Calendar, List view, หรือแบบ Timeline ลักษณะการทำงานจะให้เราสร้าง Project อันประกอบด้วย Task ย่อยๆ (สามารถสร้าง Sub Task ย่อยของย่อยได้อีก) ที่สามารถระบุ วันเวลาที่ต้องส่งงาน และระดับความสำคัญได้
ดีไซน์โดยรวมของ Asana เน้นไปทางฟังก์ชั่นการใช้งานเป็นหลัก ข้อดีคือปรับเปลี่ยนการแสดงผลได้หลายรูปแบบ นอกจากที่กล่าวมาแล้ว ยังสามารถใช้มุมมองแบบ My Task รวบรวมเฉพาะ Task ของเรามากองไว้ที่เดียวอีกด้วย เรียกได้ว่าจะดูเฉพาะงานตัวเอง หรือดูภาพรวมของทีมก็ปรับไปมาได้ง่าย เห็นภาพทั้งภาพย่อยและภาพกว้าง
Monday.com
ถึงกับเอา “วันจันทร์” ของแสลงของการทำงานมาตั้งชื่อ โปรแกรมเขาต้องของแรงใช่เล่น Monday.com มาในคอนเซปต์ทำงาน ทำงาน ทำงาน ดูทรงเคร่งเครียดขนาดนี้ แต่ตรงข้ามดีไซน์ UI กลับเป็นมิตรดูง่ายต่อการทำความเข้าใจ เหมาะสำหรับมือใหม่ที่ไม่เคยใช้ Collaboration Tool มาก่อน เรียกได้ว่า ดูเนิร์ดน้อยกว่า 2 โปรแกรมก่อนพอสมควรเลย
รูปแบบการใช้งานก็จับรวมข้อดีของซอฟแวร์รุ่นพี่มารวมกัน สามารถใช้ได้ทั้งแบบ Kanban board และแบบอื่นๆ เช่น Table, Timeline, Calendar, Chart, และ Map และแน่นอนว่าสามารถสร้าง Task ให้ผู้ใช้แต่ละคนได้ ที่เด็ดคือ สามารถ แชทเป็นเรื่องๆใน Task ที่สร้างขึ้นได้ ทำให้การคุยงานถูกจัดเป็นเรื่องๆ ไม่กระจัดกระจาย
Toggl Plan
Productivity Tool ที่เน้นใช้งานง่าย เข้าใจง่าย เรียบง่าย ตรงไปตรงมา เหมาะสำหรับโปรเจกต์ที่ไม่ซับซ้อน ไม่ต้องปรับมุมมองมาก มีดีไซน์ที่เป็นมิตรต่อการทำความเข้าใจ รูปแบบการทำงานพื้นฐานเป็น Kanban Board ที่ตกแต่งส่วนต่างๆได้ด้วยการจับลาก แบ่งขั้นตอนการทำงานไว้เป็น Plan, Segment และ Task สีสันที่ใช้มีความเป็นลูกกวาดพาสเทล เรียกได้ว่าหวานใสกว่าทุกอันที่ผ่านมา แต่ฟังชั่นก์การทำงานค่อนข้างครบแบบไม่ทิ้งห่างกันมาก
Click Up
โปรแกรมน้องใหม่ที่มาในฟังก์ชั่นครบ ดีไซน์เป็นมิตร เหมือนจับเอาโปรแกรมรุ่นพี่มาปรับแก้อุดช่องโหว่ การใช้งานไม่ต่างจากตัวอื่น แต่มีข้อดีที่ตัวฟรีอนุญาตให้จำนวนผู้ใช้งานมีได้ไม่จำกัด ถ้าใช้งานไม่ซับซ้อน จะประหยัดใช้ตัวฟรีไปตลอดเลยก็ได้
นอกจากจะปรับการแสดงผลของงานโปรเจ็คต่างๆ ในรูปแบบของ Board, Calendar, List เหมือนซอฟแวร์ตัวอื่นๆแล้ว จุดเด่นของ Click Up คือฟังชั่นแสดงผลในรูป Gantt ที่เน้นไปที่การเชื่อมโยงของแต่ละงาน ให้เห็นเส้นทางการทำงานเป็นลำดับขั้นตอนมากยิ่งขึ้น และการแสดงผลแบบ Box ที่นำ Task ของแต่ละคนในทีมมาใส่กล่อง แยกเป็นคนๆ ให้รู้ว่าใครทำงานโหลดแค่ไหน ปริมาณงาน และ Performance ของแต่ละคน เป็นอย่างไรบ้าง ป้องกันคนในทีมขยันแย่งงานกันทำ (เหรอ?)
ไม่ว่าออฟฟิศคุณจะเลือกใช้ Collaboration Tool เจ้าไหนก็ตาม ขอร้องละ อย่าใช้ซอฟต์แวร์ข้างต้นส่งรูปภาพดอกไม้พร้อมข้อความนี้เป็นพอ ‘สวัสดีวันจันทร์’
Words: Roongtawan Kaweesilp
